Leo is al veertig jaar penningmeester

Als je al veertig jaar penningmeester bent van verschillende verenigingen, zoals Leo Smit, heb je allemaal ontwikkelingen meegemaakt: van kasboek naar computerprogramma en van een fietstas vol acceptgiro’s naar een paar muisklikken en klaar. “Maar nu is het tijd voor een nieuwe, jonge generatie om het stokje over te pakken.”

Als tennisliefhebber meldde Leo Smit zich in 1978 aan voor de gloednieuwe tennisclub Westerkogge in Avenhorn. “Wij waren hier net komen wonen en dit leek me een goede manier om mensen in mijn nieuwe woonplaats te leren kennen. We speelden toen nog in een lege schuur. Later kwamen er eigen tennisbanen, de vereniging groeide.”

Rekenen en narekenen

Lezers die jonger zijn dan pakweg dertig zullen zich verbazen over wat Leo vertelt. Toen hij penningmeester werd in 1981, werd de volledige boekhouding bijgehouden op papier. Geen computer, alleen een rekenmachine en grote schriften, waar Leo alle inkomsten en uitgaven in bijhield. “Ik werkte met zogenaamde doorschrijfboekhoudingen. Dat betekende rekenen, rekenen en nog een keer narekenen, want alles moest precies uitkomen. Uren was ik ermee bezig.”

Ook de ledenadministratie kwam op Leo’s bordje. “Ik vond op zolder nog een ouderwetse kaartenbak, zo hielden we toen de gegevens bij. Om de contributie te innen, stuurde ik elk jaar brieven uit naar de leden, met een acceptgiro erbij. Bij leden in De Goorn en Avenhorn stopte ik ze zelf in de brievenbus, dat was makkelijker en goedkoper.”

Op de computer

Toen hij halverwege jaren tachtig via zijn werk boekhoudprogramma’s op de computer leerde kennen, zag hij meteen wat voor verschil dat zou maken. Al snel ging Tennisclub Westerkogge ook over op de computer. Hoewel, die digitalisering bracht ook weer werk met zich mee. “Ik hou nu een administratie bij van onze leden voor de tennisbond, eentje voor onszelf en dan hebben we nog een computersysteem waarmee mensen toegang krijgen tot het tennispark en de kleedkamers, dat beheer ik ook.” Er komen steeds meer kleine klusjes bij de penningmeester terecht, merkt Leo. Het kost hem bijna geen tijd, want alle gegevens zitten toch in zijn computer. “Moet er iets verstuurd worden vanuit het bestuur, dan doe ik dat via de mail. En ik hou elke dag de mailboxen bij.”

Nerveus voor de kascommissie

De leukste klus als penningmeester vindt Leo het opstellen van de begroting. Een sluitende begroting, natuurlijk. “Dat is elk jaar weer even puzzelen. Ons ledenaantal loopt wat terug, de vereniging vergrijst, en we willen liefst de contributie houden zoals ‘ie nu is. Ook samenwerken met de kascommissie is leuk om te doen. In het begin was ik daar wat nerveus over, ze controleren toch wat je doet, maar daar ben ik nu wel overheen.”

De klus als penningmeester bevalt hem zo goed, dat hij ook bij zijn biljartvereniging de boeken bijhoudt. En toen de locatie waar de biljartvereniging speelt nog iemand zocht voor de administratie, stak Leo zijn vinger op. “Ik vind administratieve klussen gewoon heel leuk om te doen”, zegt hij. “Hoe kan het efficiënter? Dat zoek ik uit. En ik probeer subsidies te regelen voor de verenigingen, zoals nu voor de biljartclub.”

Nieuw bloed welkom

Helaas kan Leo zelf niet meer op de tennisbaan staan: zijn leeftijd en twee nieuwe heupen maken dat onmogelijk. “Daarom ben ik gaan biljarten, dat kan nog wél.” Dus hij denkt nu dat het misschien tijd wordt voor een nieuwe penningmeester om het werk op de tennisvereniging van hem over te nemen. “Tijd voor nieuw bloed in de club. Natuurlijk ben ik beschikbaar om mijn opvolger te helpen waar dat maar kan. Want als penningmeester kom je altijd van die klusjes tegen waarvan je je afvraagt: hoe hebben we dat vorige jaren ook alweer gedaan? Ik heb wel eens geprobeerd vast te leggen wat ik als penningmeester allemaal doe en weet, maar daar was geen beginnen aan. Liever leg ik het persoonlijk uit.” Blijft hij dan wel lid van tennisclub Westerkogge, als hij én niet meer tennist, én geen penningmeester meer is? “Ik ben erelid. En dat is een lidmaatschap voor het leven.”